Tuning Your Agent's Behavior
Fine-tune how your agents communicate and make decisions — from the job instruction and review modes to tone and language preferences.
Shaping What Your Agent Does
Everything below lives on the agent's page, which scrolls through its sections. Company admins can edit them; other members see them read-only. Every change is saved as a draft and takes effect when you publish the agent.
The Job
Every agent has a The Job section with two fields:
- Job title — a short imperative phrase naming the role (e.g., "Handle first-line billing support")
- Job instruction — one clear instruction that anchors every run (e.g., "Resolve billing questions from incoming support tickets, escalate anything outside billing scope")
The section ends with a Runs when line saying what starts the agent; see Scheduled Triggers.
Tip
Keep the instruction focused on what the agent should do, not how it should say things — tone and language are set separately under How it communicates.
What it does
The What it does section lists the agent's capabilities. Company admins can turn capabilities on or off and set the review mode for each action group. See Review Mode Progression below.
How it works
The How it works section shows a diagram of how a run flows and the agent's operating manual — the detailed instructions that shape its decisions. Symbi writes the first version; company admins can edit it. What you read here is exactly what the agent is given.
How the Agent Presents Itself
Who it is
The Who it is section shows the agent's persona. Like the operating manual, Symbi writes it and company admins can edit it. For most agents it is deliberately short.
How it communicates
The How it communicates section lets company admins set communication preferences that apply to every reply this agent sends:
- Communication Tone — choose from Professional, Friendly, Formal, or Casual
- Response Language — leave blank to let the agent auto-detect, or enter a language code (e.g.
en,no,de) to always respond in that language - Max Response Length — an optional cap in characters (50–5000). Leave blank for no cap
- Sign-Off Text — an optional closing phrase appended to every reply
- Greeting — toggle a greeting on or off, and customize the text
Each field saves to the draft as you leave it. Publish the agent to make the changes live.
Classifier Categories
For agents that categorize incoming work (tickets, emails, messages), a set of categories controls how items are labeled. Categories are set when the agent is built; there is no control for them on the agent's page yet. Contact Symbi to change an agent's categories.
Typical category sets:
- Ticket priority — low, medium, high, urgent
- Request type — question, complaint, feature request, bug report
- Routing — which team or workflow should handle the item
Company Profile Influence
Your company's purpose, vision, values, and brand narrative (set in Settings) are automatically injected into every agent's context. All your agents share a consistent understanding of your brand — no per-agent configuration needed.
Tip
The company profile is the single most impactful setting. A clear brand narrative improves every agent's output across the board.
Knowledge Base
The knowledge base gives your agent factual context to draw from. To get the most out of it:
- Keep it focused — quality over quantity. A few well-maintained sources outperform a large, outdated collection
- Prioritize FAQs — frequently asked questions and common scenarios should be front and center
- Remove outdated content — stale docs cause bad answers
- Update after process changes — whenever a policy or workflow changes, update the knowledge base
See Knowledge Base Management.
Review Mode Progression
One of the most powerful aspects of Symbi is gradually increasing an agent's autonomy. We recommend this three-stage progression:
- Start with Always Review — every action goes through human review. Builds your baseline understanding of how the agent handles different scenarios
- Move to Confidence-based (X%) — the AI auto-approves actions above your chosen confidence threshold; lower-confidence ones are still queued. Saves time while keeping you in the loop on edge cases
- Graduate to Autonomous — once you're confident, enable full auto-approve. You can still spot-check from the Operation Center any time
You can drop back to a stricter mode at any point — for example, during a promotion week when stakes are higher.
Review mode changes are saved to the draft and take effect when you publish the agent — the same as every other field on the agent's page. Until you publish, runs keep using the review modes from the live version.
Per-Tool-Group Review for Agent-Mode Agents
Agent-mode agents support a finer level of control: each of the five action groups can be set to a different review mode independently.
| Group | What it covers | Default for a new agent | | ------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------- | | Communicate | Anything the agent sends to a person — customer replies and emails, Slack messages and DMs, calendar invitations, comments on issues or pull requests | Always Review | | Lifecycle | Ticket and record status changes | Always Review | | Organize | Categorization, tagging, prioritization | Autonomous | | Internal | Internal notes and comments | Autonomous | | Produce Output | Data writes to spreadsheets, registers, and external records | Always Review |
Those are the settings a newly hired agent starts with. A common first loosening is to move Lifecycle to Confidence-based once you trust the agent's status changes, while keeping Communicate on Always Review — so you approve every outgoing message but don't need to review every label, note, or ticket close.
Configure these settings from the What it does section on the agent's page. The agent-wide review mode shown there reflects the dominant setting across applicable groups.
Iterating Through Reviews
When you edit an action during review, you're not just fixing a single reply — you're teaching the agent. With Auto-extend FAQ from support tickets enabled, approved and edited tickets are distilled into FAQ entries and added to the agent's knowledge base automatically each day — without duplicating content already in your uploaded FAQ. Over time you'll see:
- Fewer edits needed per review cycle
- More consistent tone and formatting
- Better handling of edge cases the agent previously struggled with
This feedback loop is the fastest way to shape your agent's behavior over time. Toggle Auto-extend FAQ from support tickets from the What it does section on the agent's page.
What's Next?
- Set up your company profile in Setting Up Your Company Account
- Add and organize sources in Knowledge Base Management
- Learn about the review workflow in the Operation Center
- Track improvement over time with Performance and Analytics
Forme hva agenten gjør
Alt nedenfor ligger på agentens side, som du blar gjennom seksjon for seksjon. Bedriftsadministratorer kan redigere det; andre medlemmer ser det skrivebeskyttet. Hver endring lagres som et utkast og trer i kraft når du publiserer agenten.
The Job
Hver agent har en The Job-seksjon med to felt:
- Jobbtittel — en kort imperativfrase som navngir rollen (f.eks. "Håndter førstelinje faktureringsstøtte")
- Jobbinstruksjon — én tydelig instruksjon som forankrer hver kjøring (f.eks. "Løs faktureringsspørsmål fra innkommende supportsaker, eskaler alt utenfor faktureringsomfanget")
Seksjonen avsluttes med en Runs when-linje som sier hva som starter agenten; se Planlagte utløsere.
Tip
Hold instruksjonen fokusert på hva agenten skal gjøre, ikke hvordan den skal si ting — tone og språk settes separat under How it communicates.
What it does
What it does-seksjonen viser agentens kapabiliteter. Bedriftsadministratorer kan slå kapabiliteter av og på og sette gjennomgangsmodus for hver handlingsgruppe. Se Progresjon gjennom gjennomgangsmoduser nedenfor.
How it works
How it works-seksjonen viser et diagram over hvordan en kjøring flyter, og agentens driftsmanual — de detaljerte instruksjonene som styrer beslutningene. Symbi skriver den første versjonen; bedriftsadministratorer kan redigere den. Det du leser her, er nøyaktig det agenten får.
Hvordan agenten presenterer seg
Who it is
Who it is-seksjonen viser agentens persona. Som driftsmanualen skrives den av Symbi, og bedriftsadministratorer kan redigere den. For de fleste agenter er den bevisst kort.
How it communicates
How it communicates-seksjonen lar bedriftsadministratorer sette kommunikasjonspreferanser som gjelder for hvert svar agenten sender:
- Communication Tone — velg mellom Professional, Friendly, Formal eller Casual
- Response Language — la stå tomt for å la agenten autodetektere, eller skriv inn en språkkode (f.eks.
en,no,de) for alltid å svare på det språket - Max Response Length — en valgfri grense i antall tegn (50–5000). La stå tomt for ingen grense
- Sign-Off Text — en valgfri avslutningsfrase som legges til hvert svar
- Greeting — slå av eller på en hilsen, og tilpass teksten
Hvert felt lagres til utkastet når du forlater det. Publiser agenten for å gjøre endringene aktive.
Klassifiseringskategorier
For agenter som kategoriserer innkommende arbeid (saker, e-poster, meldinger), styrer et sett med kategorier hvordan elementer merkes. Kategoriene settes når agenten bygges; det finnes ingen kontroll for dem på agentens side ennå. Kontakt Symbi for å endre en agents kategorier.
Typiske kategorisett:
- Saksprioritet — lav, middels, høy, haster
- Forespørselstype — spørsmål, klage, funksjonsønske, feilrapport
- Ruting — hvilket team eller hvilken arbeidsflyt som skal håndtere elementet
Bedriftsprofilens påvirkning
Bedriftens formål, visjon, verdier og merkenarrativ (satt i Innstillinger) injiseres automatisk i konteksten til hver agent. Alle agentene dine deler en konsistent forståelse av merkevaren din — uten oppsett per agent.
Tip
Bedriftsprofilen er den enkeltinnstillingen som har størst effekt. Et tydelig merkenarrativ forbedrer alle agenters output generelt.
Kunnskapsbase
Kunnskapsbasen gir agenten faktabasert kontekst å trekke fra. For å få mest mulig ut av den:
- Hold den fokusert — kvalitet fremfor kvantitet. Noen få godt vedlikeholdte kilder overgår en stor, utdatert samling
- Prioriter FAQ-er — ofte stilte spørsmål og vanlige scenarioer bør stå sentralt
- Fjern utdatert innhold — gamle dokumenter gir dårlige svar
- Oppdater etter prosessendringer — oppdater kunnskapsbasen hver gang en policy eller arbeidsflyt endres
Se Administrasjon av kunnskapsbase.
Progresjon gjennom gjennomgangsmoduser
Et av de kraftigste aspektene ved Symbi er å gradvis øke en agents autonomi. Vi anbefaler denne tretrinns progresjonen:
- Start med Alltid gjennomgå — hver handling går gjennom menneskelig gjennomgang. Bygger din grunnforståelse av hvordan agenten håndterer forskjellige scenarioer
- Gå over til Tillitsbasert (X%) — AI-en godkjenner automatisk handlinger over den tillitsgrensen du velger; de med lavere tillit settes fortsatt i kø. Sparer tid mens du holdes informert om kanttilfeller
- Bli ferdig med Autonom — når du er trygg, aktiver full automatisk godkjenning. Du kan fortsatt gjøre stikkprøver fra Operation Center når som helst
Du kan falle tilbake til en strengere modus når som helst — for eksempel under en kampanjeuke der innsatsen er høyere.
Endringer i gjennomgangsmodus lagres til utkastet og trer i kraft når du publiserer agenten — akkurat som alle andre felt på agentens side. Fram til du publiserer bruker kjøringene gjennomgangsmodusene fra den aktive versjonen.
Per-verktøygruppe gjennomgang for agenter i agentmodus
Agenter i agentmodus støtter et finere kontrollnivå: hver av de fem handlingsgruppene kan settes til ulik gjennomgangsmodus uavhengig av hverandre.
| Gruppe | Hva den dekker | Standard for en ny agent | | ------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------ | | Kommuniser | Alt agenten sender til et menneske — kundesvar og e-poster, Slack-meldinger og -DM-er, kalenderinvitasjoner, kommentarer på saker eller pull requests | Alltid gjennomgå | | Livssyklus | Status på sak og oppføring | Alltid gjennomgå | | Organiser | Kategorisering, merking, prioritering | Autonom | | Intern | Interne notater og kommentarer | Autonom | | Produser utdata | Dataskrivinger til regneark, registre og eksterne oppføringer | Alltid gjennomgå |
Dette er innstillingene en nyansatt agent starter med. En vanlig første oppmykning er å flytte Livssyklus til Tillitsbasert når du stoler på agentens statusendringer, mens Kommuniser blir stående på Alltid gjennomgå — slik at du godkjenner hver utgående melding, men ikke trenger å gjennomgå hver label, hvert notat eller hver lukking av en sak.
Konfigurer disse innstillingene fra What it does-seksjonen på agentens side. Den agentomfattende gjennomgangsmodusen som vises der gjenspeiler den dominerende innstillingen på tvers av aktuelle grupper.
Iterer gjennom gjennomganger
Når du redigerer en handling under gjennomgang, fikser du ikke bare et enkelt svar — du lærer opp agenten. Med Auto-utvid FAQ fra supportsaker aktivert destilleres godkjente og redigerte saker til FAQ-oppføringer som automatisk legges til agentens kunnskapsbase hver dag — uten å duplisere innhold som allerede finnes i den opplastede FAQ-en. Over tid vil du se:
- Færre redigeringer nødvendig per gjennomgangssyklus
- Mer konsistent tone og formatering
- Bedre håndtering av kanttilfeller agenten tidligere slet med
Denne tilbakemeldingssløyfen er den raskeste måten å forme agentens oppførsel over tid. Aktiver Auto-utvid FAQ fra supportsaker fra What it does-seksjonen på agentens side.
Hva er neste steg?
- Sett opp bedriftsprofilen din i Sett opp bedriftskontoen din
- Legg til og organiser kilder i Administrasjon av kunnskapsbase
- Lær om gjennomgangsflyten i Operation Center
- Spor forbedring over tid med Ytelse og analyse