Managing Agents
Monitor, configure, and manage your agents from the Symbi dashboard.
The Agents Page
The Agents page lists everyone your company has hired. Each row shows the agent's name, role, current status, and key performance numbers. Click any agent to open their detail page.
Status badges in the agent list tell you whether an agent is:
- Active — listening for triggers and processing tasks
- Paused — temporarily stopped; no tasks will be picked up
Dashboard Overview
The Dashboard gives you a unified view of all your agents. Four metric cards at the top summarize performance:
- Interactions — total tasks processed across all agents
- Hours Saved — estimated time saved compared to manual handling
- Cost Saved — financial value of those saved hours based on your configured rates
- Success Rate — percentage of actions approved without edits
Use the date range filters to focus on a specific period and see how metrics compare.
Agent Detail Page
Each agent has one page that scrolls through its sections. A side bar (or, on narrow screens, a row of links under the header) jumps straight to each one. The header holds the agent's main actions: Publish changes when there is something to publish, Pause / Resume, and Run now for scheduled and manual agents.
- Apps — which of your company's apps the agent can use, and the specific resources (queues, labels, spreadsheets) it reads from and writes to
- The Job — the agent's title and instruction, and the Runs when line that says what starts it. See Tuning Your Agent's Behavior
- What it does — the agent's capabilities and the review mode for each action group
- Approvals & knowledge — where the agent's actions are reviewed, and which knowledge bases it may search
- How it communicates — tone, language, and other reply preferences
- How it works and Who it is — the agent's operating manual and persona. Both start out written by Symbi, and are grouped apart so you can see which parts of the page you didn't write
- Versions — which published version is running, and the way back to an earlier one
Everything above this point is part of the agent's draft and takes effect when you publish. Below a Settings — not part of any version divider are the parts that save immediately: this month's performance, the agent's API, its template details and performance estimate overrides, and the Danger Zone for deleting the agent.
Setting Up a New Agent
Until an agent is published for the first time, the side bar shows a three-step checklist in place of the section links:
- Give the agent apps — pick the apps and resources it works with in the Apps section, and choose under Runs when what starts it
- Describe the job — write a sentence or two about what the agent should do for your company, then let Symbi draft the job title, instruction, operating manual and persona from it. You can edit the result before you publish
- Check what the agent can do — read through the capabilities in What it does and confirm they look right
When the agent has a name and a job, press Publish & go live (v1). If something still blocks publishing — for example, an agent that runs on incoming events but has no app to bring it work — the button stays disabled and says what is missing. The agent starts working on real items as soon as publishing succeeds.
Versions and Publishing
Every set of changes you make to an agent — including which apps it connects to and which specific resources (queues, labels, spreadsheets) it uses — is held as a Draft until you publish it. To release updates to production, click Publish changes on the agent's detail page and enter a brief release note.
Publishing creates a new numbered version (v1, v2, …) and switches all incoming triggers to the new configuration immediately — the next inbound ticket or webhook runs against it, so there is no drain window. The dialog shows what changed before you confirm; updated app connections appear under Apps alongside any other changed settings. A lifecycle badge in the page header confirms the current state:
- Draft — unpublished; no automatic triggers fire
- Live (vN) — the published version running in production
- Testing (vN) — published to a test slot; manual runs only
- Paused — suspended; configuration preserved until you resume
- Deprecated — retired; no new tasks will start
Info
Agents that existed before versioning was introduced start as Live and continue running without any action needed. Configuration edits move the agent to Draft until you publish again.
Running Tasks
Agents start work when a trigger fires:
- Event-driven agents run automatically when something happens in an external service (e.g., a new support ticket arrives)
- Scheduled agents run on a schedule you've configured (e.g., every morning at 9 AM)
- Manual agents run when you click Run now in the header of the agent's page
For scheduled or manual agents, the Run now button lets you trigger a task on demand — useful for testing, one-off work, or verifying behavior before a scheduled run. Run now is blocked for paused agents — clicking it while the agent is paused shows an error. Resume the agent first, then trigger the run.
Activating and Pausing
You can toggle any agent between Active and Paused at any time.
- Active agents listen for triggers and process tasks per their configuration
- Paused agents stop entirely — no tasks will be picked up until you reactivate them
Tip
Pausing is useful when you want to update configuration or a knowledge base without disrupting live work. Reactivate once you're ready.
Configuring Your Agent
From the agent's page, company admins can change which apps and resources the agent uses, its job title and instruction, what starts it, its capabilities and review modes, the knowledge bases it may search, its communication preferences, and its operating manual and persona. Other members see the same page read-only. Knowledge bases themselves are managed on their own management page. Your Personal Assistant can help with this too — just open the chat panel and ask it to change the setting on your behalf.
What's Next?
- Set up review workflows to control approvals
- Build a knowledge base for better context
- Fine-tune responses with the behavior tuning guide
- Configure scheduled triggers for recurring runs
Agenter-siden
Agenter-siden viser alle selskapet ditt har ansatt. Hver rad viser agentens navn, rolle, gjeldende status og viktige ytelsestall. Klikk på en agent for å åpne detaljsiden.
Statusmerker i agentlisten forteller deg om en agent er:
- Aktiv — lytter etter utløsere og behandler oppgaver
- Pauset — midlertidig stoppet; ingen oppgaver blir plukket opp
Dashbord-oversikt
Dashbordet gir deg en samlet oversikt over alle agentene dine. Fire nøkkeltallskort øverst oppsummerer ytelsen:
- Interaksjoner — totalt antall oppgaver behandlet på tvers av alle agenter
- Tid spart — estimert tid spart sammenlignet med manuell håndtering
- Kostnad spart — den økonomiske verdien av de sparte timene basert på satsene du har konfigurert
- Suksessrate — prosentandelen av handlinger godkjent uten redigering
Bruk datoområdefiltrene for å fokusere på en bestemt periode og se hvordan nøkkeltallene utvikler seg.
Detaljside for agent
Hver agent har én side som du blar gjennom seksjon for seksjon. En sidelinje (eller, på smale skjermer, en rad med lenker under toppen av siden) hopper rett til hver seksjon. Toppen av siden har agentens viktigste handlinger: Publish changes når det finnes noe å publisere, Pause / Resume, og Run now for planlagte og manuelle agenter.
- Apps — hvilke av bedriftens apper agenten kan bruke, og de spesifikke ressursene (køer, etiketter, regneark) den leser fra og skriver til
- The Job — agentens tittel og instruksjon, og Runs when-linjen som sier hva som starter den. Se Justere agentens oppførsel
- What it does — agentens kapabiliteter og gjennomgangsmodusen for hver handlingsgruppe
- Approvals & knowledge — hvor agentens handlinger gjennomgås, og hvilke kunnskapsbaser den kan søke i
- How it communicates — tone, språk og andre preferanser for svarene
- How it works og Who it is — agentens driftsmanual og persona. Begge skrives først av Symbi, og er gruppert for seg slik at du ser hvilke deler av siden du ikke har skrevet selv
- Versions — hvilken publisert versjon som kjører, og veien tilbake til en tidligere versjon
Alt over dette punktet er en del av agentens utkast og trer i kraft når du publiserer. Under skillelinjen Settings — not part of any version ligger det som lagres umiddelbart: denne månedens ytelse, agentens API, maldetaljer og overstyringer for ytelsesestimat, og Danger Zone for å slette agenten.
Sette opp en ny agent
Fram til en agent er publisert første gang, viser sidelinjen en sjekkliste med tre trinn i stedet for seksjonslenkene:
- Gi agenten apper — velg appene og ressursene den jobber med i Apps-seksjonen, og velg under Runs when hva som starter den
- Beskriv jobben — skriv en setning eller to om hva agenten skal gjøre for bedriften din, og la Symbi lage et utkast til jobbtittel, instruksjon, driftsmanual og persona ut fra det. Du kan redigere resultatet før du publiserer
- Sjekk hva agenten kan gjøre — les gjennom kapabilitetene under What it does og bekreft at de ser riktige ut
Når agenten har et navn og en jobb, trykker du Publish & go live (v1). Hvis noe fortsatt blokkerer publisering — for eksempel en agent som kjører på innkommende hendelser, men ikke har noen app som kan gi den arbeid — forblir knappen deaktivert og sier hva som mangler. Agenten begynner å jobbe med ekte elementer så snart publiseringen går gjennom.
Versjoner og publisering
Alle endringer du gjør på en agent — inkludert hvilke apper den kobler til og hvilke spesifikke ressurser (køer, etiketter, regneark) den bruker — lagres som et Utkast inntil du publiserer dem. For å sette oppdateringer i produksjon, klikk Publiser endringer på agentens detaljside og skriv inn en kort endringskommentar.
Publisering oppretter en ny nummerert versjon (v1, v2, …) og bytter umiddelbart alle innkommende utløsere til den nye konfigurasjonen — neste innkommende sak eller webhook kjører mot den, så det finnes ingen tømmeperiode. Dialogen viser hva som ble endret før du bekrefter; oppdaterte appkoblinger vises under Apps sammen med eventuelle andre endrede innstillinger. Et livsløpsmerke i sidens topptekst bekrefter gjeldende tilstand:
- Utkast — upublisert; ingen automatiske utløsere aktiveres
- Live (vN) — den publiserte versjonen som kjører i produksjon
- Testing (vN) — publisert til en testkontekst; kun manuelle kjøringer
- Pauset — suspendert; konfigurasjonen bevares til du gjenopptar
- Utfaset — pensjonert; ingen nye oppgaver startes
Info
Agenter som eksisterte før versjonering ble innført starter som Live og fortsetter å kjøre uten at du trenger å gjøre noe. Konfigurasjonsendringer flytter agenten til Utkast inntil du publiserer igjen.
Kjøre oppgaver
Agenter begynner å jobbe når en utløser fyrer av:
- Hendelsesdrevne agenter kjører automatisk når noe skjer i en ekstern tjeneste (f.eks. en ny supportsak kommer inn)
- Planlagte agenter kjører på en tidsplan du har konfigurert (f.eks. hver morgen kl. 09:00)
- Manuelle agenter kjører når du klikker Run now øverst på agentens side
For planlagte eller manuelle agenter lar Run now-knappen deg utløse en oppgave ved behov — nyttig for testing, engangsarbeid eller for å verifisere atferd før en planlagt kjøring. Run now er blokkert for pausede agenter — å klikke den mens agenten er pauset viser en feilmelding. Fortsett agenten først, og utløs deretter kjøringen.
Aktivere og pause
Du kan veksle en agent mellom Aktiv og Pauset når som helst.
- Aktive agenter lytter etter utløsere og behandler oppgaver i henhold til konfigurasjonen
- Pausede agenter stopper helt — ingen oppgaver plukkes opp før du reaktiverer dem
Tip
Pausing er nyttig når du vil oppdatere konfigurasjon eller en kunnskapsbase uten å forstyrre levende arbeid. Reaktiver når du er klar.
Konfigurere agenten
Fra agentens side kan bedriftsadministratorer endre hvilke apper og ressurser agenten bruker, jobbtittel og instruksjon, hva som starter den, kapabiliteter og gjennomgangsmoduser, hvilke kunnskapsbaser den kan søke i, kommunikasjonspreferanser, og driftsmanual og persona. Andre medlemmer ser den samme siden skrivebeskyttet. Selve kunnskapsbasene administreres på en egen administrasjonsside. Din Personlig Assistent kan også hjelpe med dette — bare åpne chatpanelet og be den endre innstillingen for deg.
Hva er neste?
- Sett opp gjennomgangsflyter for å kontrollere godkjenninger
- Bygg en kunnskapsbase for bedre kontekst
- Finjuster responser med veiledningen for justering av oppførsel
- Konfigurer planlagte utløsere for gjentakende kjøringer