Connecting Gmail
Connect Gmail to Symbi so your agents can read, draft, and send email on your behalf.
Two Ways to Use Gmail
Gmail is one of the few integrations that works on both sides of Symbi:
- Personal Assistant — your own inbox. Your Personal Assistant can read, search, send, and archive mail as you
- Company agents — a shared team mailbox for an agent (e.g., a support agent that handles
support@yourcompany.com)
Each person's personal Gmail is isolated — teammates never see each other's mail, and Admins don't have access to the content of personal mailboxes.
Personal Gmail Connection
- Open Settings → Personal → Connectors
- Find Gmail under Available to Connect and click Connect
- You'll be redirected to Google to authorize
- Review the permissions (read, send, draft, labels) and click Allow
- You're returned to Symbi with the connection confirmed
Your tokens are encrypted and scoped to your user account only.
Company Gmail Connection
- Open Settings → Connectors and click the Gmail tile
- Click Connect with Gmail
- Sign in to the Google account for the shared inbox (e.g.,
support@yourcompany.com) - Authorize the permissions
- Symbi redirects you to a page listing the mailbox and your user-created Gmail labels on the account — built-in labels like Inbox or Sent aren't offered as separate choices. Select the labels you want your agents to be able to use as filters or routing targets and click Register selected
- Choose whether agents should monitor the mailbox you just authorized or a different, delegated mailbox — type its address if it's delegated. Google Groups addresses aren't supported; forward the group to a dedicated mailbox instead
- The inbox and registered labels are now available to your company agents
You can skip the label selection step and manage label registrations later from Settings → Connectors → Gmail.
Only Owner and Admin users can connect a company Gmail account.
What Your Agent Can Do
Once connected, a company agent can:
- Send Reply — draft and send replies to a thread
- Apply / Remove Label — organize messages automatically
- Get Message / Get Thread — read a specific message or full thread
- Search Messages — find messages by keyword, sender, or date (opt-in)
- Send New Email — send a new outbound message (opt-in)
- Create Draft — draft without sending (opt-in)
- Create Label — create a new label in Gmail (opt-in)
Opt-in actions are off by default. Enable them per agent from the What it does section on the agent's page.
Real-Time Updates
Symbi uses Google Cloud Pub/Sub to receive message notifications in real time. Your agent or Personal Assistant sees new email the moment it arrives — no polling delay. Setup is automatic; no additional Google Cloud configuration is required from you.
Connection Health
Symbi watches your Gmail connection for delivery problems:
- If Gmail stops notifying Symbi about new mail, Symbi automatically falls back to checking the mailbox every 5 minutes instead — mail may arrive a few minutes late. The Gmail card in Settings → Connectors shows Arriving late while this is happening.
- If the connection needs to be reconnected — access was revoked, or a token refresh failed — the Gmail card shows Not receiving, a banner appears across the dashboard (Owners and Admins see a link to reconnect), and for a company connection your Owners and Admins also get a one-time email. You'll only get one email per problem; it stops once the connection works again. A personal Gmail connection shows the card and banner but sends no email.
Reconnecting uses the same steps as the initial connection above.
Security and Scopes
Symbi requests only the Gmail scopes it needs — reading messages, modifying messages (labels), sending, creating drafts, and managing labels. Tokens are AES-256 encrypted and decrypted only when needed to call the Gmail API.
You can revoke access at any time from Settings in Symbi, or from your Google Account security page.
Tip
If you're trying Gmail for the first time, connect your personal Gmail and ask your Personal Assistant to "summarize my inbox this morning" — it's a fast way to see the integration in action without affecting shared team data.
Tip
When setting up a Gmail-based agent via your Personal Assistant, you can identify a Gmail label by its display name (e.g., Support Tickets) — no URL required. The builder resolves the name to the correct label automatically, case-insensitively.
What's Next?
- Connect Google Calendar alongside Gmail for full inbox + schedule context
- Configure Scheduled Triggers for recurring mail workflows
- Set up your Personal Assistant
To måter å bruke Gmail på
Gmail er en av de få integrasjonene som fungerer på begge sider av Symbi:
- Personlig Assistent — din egen innboks. Den Personlige Assistenten din kan lese, søke, sende og arkivere post som deg
- Selskapsagenter — en delt team-innboks for en agent (f.eks. en supportagent som håndterer
support@dittselskap.no)
Hver persons personlige Gmail er isolert — kolleger ser aldri hverandres e-post, og administratorer har ikke tilgang til innholdet i personlige innbokser.
Personlig Gmail-tilkobling
- Åpne Settings → Personal → Connectors
- Finn Gmail under Available to Connect og klikk Connect
- Du blir videresendt til Google for å autorisere
- Gå gjennom tillatelsene (lese, sende, utkast, etiketter) og klikk Tillat
- Du returneres til Symbi med tilkoblingen bekreftet
Tokens krypteres og er kun knyttet til brukerkontoen din.
Selskaps-Gmail-tilkobling
- Åpne Settings → Connectors og klikk på Gmail-flisen
- Klikk Connect with Gmail
- Logg inn på Google-kontoen for den delte innboksen (f.eks.
support@dittselskap.no) - Autoriser tillatelsene
- Symbi videresender deg til en side som lister opp innboksen og dine selvopprettede Gmail-etiketter på kontoen — innebygde etiketter som Innboks eller Sendt tilbys ikke som egne valg. Velg etikettene du vil at agentene dine skal kunne bruke som filtre eller rutingsmål, og klikk Register selected
- Velg om agentene skal overvåke innboksen du nettopp autoriserte, eller en annen, delegert innboks — skriv inn adressen hvis den er delegert. Google Groups-adresser støttes ikke; videresend gruppen til en dedikert innboks i stedet
- Innboksen og de registrerte etikettene er nå tilgjengelige for selskapsagentene dine
Du kan hoppe over etikettvalget og håndtere etikettregistreringer senere fra Settings → Connectors → Gmail.
Kun Owner- og Admin-brukere kan koble til en selskaps-Gmail-konto.
Hva agenten din kan gjøre
Når tilkoblingen er på plass, kan en selskapsagent:
- Send svar (Send Reply) — skrive utkast og sende svar til en tråd
- Bruk / Fjern etikett (Apply / Remove Label) — organisere meldinger automatisk
- Hent melding / Hent tråd (Get Message / Get Thread) — lese en bestemt melding eller full tråd
- Søk i meldinger (Search Messages) — finne meldinger etter nøkkelord, avsender eller dato (opt-in)
- Send ny e-post (Send New Email) — sende en ny utgående melding (opt-in)
- Opprett utkast (Create Draft) — skrive utkast uten å sende (opt-in)
- Opprett etikett (Create Label) — opprette en ny etikett i Gmail (opt-in)
Opt-in-handlinger er av som standard. Aktiver dem per agent fra What it does-seksjonen på agentens side.
Sanntidsoppdateringer
Symbi bruker Google Cloud Pub/Sub for å motta meldingsvarsler i sanntid. Agenten eller den Personlige Assistenten din ser ny e-post i det øyeblikket den kommer — ingen polling-forsinkelse. Oppsettet er automatisk; ingen ekstra Google Cloud-konfigurasjon kreves fra deg.
Tilkoblingshelse
Symbi overvåker Gmail-tilkoblingen din for leveringsproblemer:
- Hvis Gmail slutter å varsle Symbi om ny e-post, faller Symbi automatisk tilbake til å sjekke innboksen hvert 5. minutt i stedet — e-post kan komme noen minutter forsinket. Gmail-kortet under Settings → Connectors viser Arriving late mens dette skjer.
- Hvis tilkoblingen må kobles til på nytt — tilgangen ble opphevet, eller en tokenfornyelse feilet — viser Gmail-kortet Not receiving, det vises et banner på tvers av dashbordet (Owner- og Admin-brukere ser en lenke for å koble til på nytt), og for en selskapstilkobling får selskapets Owner- og Admin-brukere også én e-post. Du får bare én e-post per problem; den stopper når tilkoblingen fungerer igjen. En personlig Gmail-tilkobling viser kortet og banneret, men sender ingen e-post.
Å koble til på nytt følger de samme trinnene som den første tilkoblingen ovenfor.
Sikkerhet og omfang
Symbi ber kun om Gmail-omfangene den trenger — lese meldinger, endre meldinger (etiketter), sende, opprette utkast og administrere etiketter. Tokens krypteres med AES-256 og dekrypteres kun når det er nødvendig for å kalle Gmail API.
Du kan oppheve tilgangen når som helst fra Settings i Symbi, eller fra sikkerhetssiden til Google-kontoen din.
Tip
Hvis du prøver Gmail for første gang, koble til din personlige Gmail og be den Personlige Assistenten din om å "oppsummere innboksen min i dag tidlig" — det er en rask måte å se integrasjonen i aksjon uten å påvirke delte teamdata.
Tip
Når du konfigurerer en Gmail-basert agent via den Personlige Assistenten, kan du identifisere en Gmail-etikett med visningsnavnet (f.eks. Support Tickets) — ingen URL nødvendig. Byggeren løser opp etikettenavnet til riktig etikett automatisk, uten hensyn til store og små bokstaver.
Hva er neste?
- Koble til Google Calendar sammen med Gmail for full innboks- og timeplankontekst
- Konfigurer Planlagte utløsere for gjentagende e-postarbeidsflyter
- Sett opp din Personlige Assistent