Connecting Zoho Desk
Connect Zoho Desk so your agents can manage tickets across your preferred Zoho datacenter.
Info
The Zoho Desk integration is currently in Beta. Core ticket flows and attachment delivery work, but some edge cases (custom fields, multi-department setups) are still being refined. We welcome your feedback.
Prerequisites
- A Zoho Desk account with admin access
- Your Zoho datacenter region: US (.com), EU (.eu), India (.in), Australia (.com.au), or Japan (.jp)
- Permission to create webhooks in Zoho Desk
Connect Your Account
Info
Connect using a dedicated service account (e.g. symbi@yourcompany.com) rather than a personal
Zoho account. This keeps the integration working when team members leave. Give the service user
permission to read tickets, reply, add comments, and update status. Use a customer-friendly
display name like "Customer Support" — it may appear on replies.
Important: The Zoho user who clicks Allow on the OAuth consent screen is the identity Symbi acts as for every API call. Make sure you are signed into Zoho as the service account at that moment — not as your personal account.
- Open Settings → Connectors
- Find Zoho Desk and click Connect
- Choose your datacenter region — this determines which Zoho endpoints Symbi will use. Pick the region where your Zoho Desk data lives
- Click Connect with Zoho Desk — you'll be redirected to Zoho's OAuth consent screen for that region
- Sign in as the service account (if not already) and approve the scopes (ticket management, settings, basic org info)
- Symbi redirects you to a Review discovered resources page listing your Zoho Desk departments. Select the departments you want your agents to be able to work in and click Register selected
- You're returned to Symbi with the connection confirmed
You can skip the department selection step and manage registrations later from Settings → Connectors → Zoho Desk.
Warning
Pick the right region before connecting — changing regions later requires disconnecting and reconnecting.
Webhook Setup
After OAuth, Symbi shows you a webhook URL and secret in a collapsible section on the Zoho Desk card. You need to create one webhook per event in Zoho Desk — three webhooks in total:
- In Zoho Desk, go to Setup → Automation → Workflows → Webhooks (or Macros → Webhooks)
- Click New Webhook and paste the Symbi URL, then append the event query string for that webhook:
?event_type=ticket_created?event_type=ticket_updated?event_type=comment_created
- Set the HTTP method to POST and the body format to JSON
- Under Custom Headers, add a header named
X-Symbi-Webhook-Secretwith the secret from Symbi - Save — then repeat steps 2–4 for the other two event types
Symbi also polls on a backup schedule, so if a webhook misses, the agent still sees the event shortly after.
What Your Agent Can Do
Once connected, a Zoho Desk agent can:
- Reply to Ticket — send customer-facing responses
- Add Note — internal staff-only notes
- Update Ticket Status — move tickets through Open, On Hold, Escalated, Closed
- Get Ticket — fetch ticket details
- Get Conversations — read the full conversation history
- List Tickets (opt-in)
Security
Zoho OAuth tokens expire every hour and are refreshed automatically. Tokens are AES-256 encrypted at rest. Each API call uses the datacenter-aware endpoint for your region and includes the required Zoho-oauthtoken header.
You can revoke Symbi's access any time from your Zoho account's connected apps page.
Limitations
- Company-only — Zoho Desk is not available for the Personal Assistant
- Attachments — up to 10 attachments per ticket are delivered; email noise (signature images, tracking pixels) is filtered automatically
- Custom fields — most custom fields are readable, but writing to some may require additional configuration
Tip
Start with Always Review for the first week. Zoho's workflow flexibility means each customer's setup is slightly different, and reviewing early actions helps you fine-tune the agent to your specific pipeline.
What's Next?
- Connect Slack for real-time review notifications
- Learn about the Operation Center for managing approvals
- Fine-tune behavior in the tuning guide
Info
Zoho Desk-integrasjonen er for øyeblikket i Beta. Kjerne-saksflyter og vedleggslevering fungerer, men enkelte kanttilfeller (tilpassede felter, oppsett med flere avdelinger) finjusteres fortsatt. Vi tar gjerne imot tilbakemeldinger.
Forutsetninger
- En Zoho Desk-konto med administratortilgang
- Din Zoho datasenter-region: US (.com), EU (.eu), India (.in), Australia (.com.au) eller Japan (.jp)
- Tillatelse til å opprette webhooks i Zoho Desk
Koble til kontoen din
Info
Koble til med en dedikert tjenestekonto (f.eks. symbi@dittselskap.no) i stedet for en personlig
Zoho-konto. Dette holder integrasjonen fungerende når teammedlemmer slutter. Gi tjenestekontoen
tillatelse til å lese saker, svare, legge til notater og oppdatere status. Bruk et
kundevennlig visningsnavn som «Kundestøtte» — det kan vises på svar.
Viktig: Zoho-brukeren som klikker Tillat på OAuth-samtykkeskjermen er identiteten Symbi handler som for hvert API-kall. Sørg for at du er logget inn i Zoho som tjenestekontoen på det tidspunktet — ikke som din personlige konto.
- Åpne Innstillinger → Koblinger
- Finn Zoho Desk og klikk Koble til
- Velg datasenter-region — dette bestemmer hvilke Zoho-endepunkter Symbi vil bruke. Velg regionen der Zoho Desk-dataene dine ligger
- Klikk Koble til med Zoho Desk — du blir videresendt til Zohos OAuth-samtykkeskjerm for den regionen
- Logg inn som tjenestekontoen (hvis ikke allerede) og godkjenn omfangene (sakshåndtering, innstillinger, grunnleggende organisasjonsinformasjon)
- Symbi videresender deg til siden Gjennomgå oppdagede ressurser, som lister opp Zoho Desk-avdelingene dine. Velg avdelingene du vil at agentene dine skal kunne jobbe i, og klikk Registrer valgte
- Du returneres til Symbi med tilkoblingen bekreftet
Du kan hoppe over avdelingsvalget og håndtere registreringer senere fra Innstillinger → Koblinger → Zoho Desk.
Warning
Velg riktig region før du kobler til — å endre region senere krever at du kobler fra og kobler til på nytt.
Webhook-oppsett
Etter OAuth viser Symbi deg en webhook-URL og -hemmelighet i en utvidbar seksjon på Zoho Desk-kortet. Du må opprette én webhook per hendelse i Zoho Desk — totalt tre webhooks:
- I Zoho Desk, gå til Setup → Automation → Workflows → Webhooks (eller Macros → Webhooks)
- Klikk New Webhook og lim inn Symbi-URL-en, og legg deretter til hendelses-spørringstrengen for den webhooket:
?event_type=ticket_created?event_type=ticket_updated?event_type=comment_created
- Sett HTTP-metoden til POST og tekstformatet til JSON
- Under Custom Headers, legg til en header med navn
X-Symbi-Webhook-Secretmed hemmeligheten fra Symbi - Lagre — gjenta deretter trinn 2–4 for de to andre hendelsestypene
Symbi poller også på et backup-skjema, så hvis en webhook går glipp, ser agenten fortsatt hendelsen kort tid etter.
Hva agenten din kan gjøre
Når tilkoblingen er på plass, kan en Zoho Desk-agent:
- Svar på sak (Reply to Ticket) — sende kundevendte svar
- Legg til notat (Add Note) — interne notater kun for staben
- Oppdater saksstatus (Update Ticket Status) — flytte saker gjennom Open, On Hold, Escalated, Closed
- Hent sak (Get Ticket) — hente saksdetaljer
- Hent samtaler (Get Conversations) — lese hele samtalehistorikken
- List saker (List Tickets) (opt-in)
Sikkerhet
Zoho OAuth-tokens utløper hver time og oppdateres automatisk. Tokens krypteres med AES-256 i hvile. Hvert API-kall bruker det datasenter-bevisste endepunktet for regionen din og inkluderer den nødvendige Zoho-oauthtoken-headeren.
Du kan oppheve Symbis tilgang når som helst fra siden for tilkoblede apper på Zoho-kontoen din.
Begrensninger
- Kun selskap — Zoho Desk er ikke tilgjengelig for den Personlige Assistenten
- Vedlegg — opptil 10 vedlegg per sak leveres; e-poststøy (signaturbilder, sporingspiksel) filtreres automatisk
- Tilpassede felter — de fleste tilpassede felter er lesbare, men skriving til noen kan kreve ekstra konfigurasjon
Tip
Start med Alltid gjennomgå den første uken. Zohos arbeidsflytfleksibilitet betyr at hver kundes oppsett er litt forskjellig, og å gjennomgå tidlige handlinger hjelper deg å finjustere agenten til din spesifikke pipeline.
Hva er neste?
- Koble til Slack for sanntidsvarsler om gjennomgang
- Lær om Operation Center for håndtering av godkjenninger
- Finjuster oppførselen i justeringsveiledningen