How Agents Work
Understand the architecture behind Symbi's AI agents — from templates and hiring to task execution, review, and learning.
The Agent Lifecycle
Every agent in Symbi follows a consistent lifecycle, from discovery to daily operation.
1. Templates
An Agent Template is a blueprint for a type of agent. It defines:
- What the agent does (e.g., "responds to FreshDesk support tickets")
- Which integrations it requires (e.g., FreshDesk + Slack)
- Default behavior, tone, and review settings
Templates are curated by the Symbi team and appear in the Showroom.
2. Hiring
You can hire an agent two ways:
Via the Showroom: Browse templates, click Hire, and follow the setup wizard — it walks you through connecting integrations, configuring the agent, and activating it. You can pause and come back at any step.
Via your Personal Assistant: Describe what you need in chat. The assistant finds a matching template or asks a few questions to build one, then shows you a preview. During setup the builder guides you through picking the specific resources the agent will use — for example, which Zoho Desk queue to watch, which Gmail label to filter on, or which Slack channel to post to. If no existing resource matches, you can register one on the spot — paste a URL (SharePoint, Google Drive, or Zoho Desk), or type a Gmail label name (e.g., Support Tickets) directly. All required resource slots must be filled and your integration connected before the Activate button enables.
3. Operating Agents
Once active, an agent belongs to your company and has:
- A profile on the Agents page
- Connected integrations (credentials stored encrypted)
- Configuration for behavior, tone, review preferences, and knowledge
- Performance metrics tracked over time in the Dashboard
How a Task is Processed
When something triggers an agent — a new ticket, a scheduled run, an incoming email — Symbi follows this flow:
- Event received — Symbi picks up the event from the connected service (webhook, polling, or schedule)
- Trigger filter — the agent checks whether this event matches what it's supposed to handle. For example, an agent may only respond to tickets with the "Billing" category
- Context building — the payload is enriched with your company profile, the agent's knowledge base, integration data (CRM records, previous messages), and relevant history
- AI processing — the agent runs the task, choosing which tools to call and what actions to take
- Review gate — depending on the agent's review mode, actions are either auto-approved or sent to the Operation Center for human review
- Delivery — approved actions are sent back to the originating service (reply posted, status updated, note added, etc.)
Info
All actions an agent takes are logged and inspectable from the Activity tab in the Operation Center — you always have a full trace of what the AI did and why.
Triggers
An agent starts work when a trigger fires. Symbi supports three kinds:
- Event trigger — an external system sends a webhook (e.g., new FreshDesk ticket, new email, Linear issue created)
- Scheduled trigger — the agent runs on a time schedule (e.g., every morning at 8 AM, every 4 hours)
- Manual trigger — you click Run Now on the agent's detail page to kick off a task on demand
Scheduled and manual triggers are ideal for agents that produce reports, do regular clean-up, or run recurring workflows. See Scheduled Triggers.
Human-in-the-Loop Review
The review system is central to Symbi. Every action an agent proposes can be:
- Approved — delivered as-is
- Edited — adjusted by a human before delivery
- Declined — rejected, no action taken
Reviews happen in the Operation Center (in-app) or directly in Slack via interactive messages. Both stay in sync — approving in Slack updates the app, and vice versa. See Operation Center.
Knowledge
Each agent can be equipped with one or more Knowledge Bases — collections of documents, URLs, FAQs, and learned content that give the agent context about your business.
Knowledge is consulted in real time as the agent processes a task. You can add, update, or remove sources whenever you need. See Knowledge Base Management.
Learning From Reviews
When you edit an action during review, Symbi captures both the original and your correction. With Learn from Reviews enabled, those edits become a learned knowledge source the agent references in future tasks.
This creates a feedback loop: the more you review and refine, the better the agent gets. Over time, most teams see fewer edits needed and better defaults.
Performance Tracking
Symbi tracks key metrics for every agent:
- Interactions — total tasks handled
- Success rate — percentage of actions approved without edits
- Hours saved — estimated time saved vs. manual handling
- Cost saved — financial value of those hours
These metrics surface on the Dashboard and on each agent's detail page. See Performance and Analytics.
What's Next?
- Manage your agents from the Dashboard
- Learn how reviews work in the Operation Center
- Build a Knowledge Base to improve agent responses
- Explore Scheduled Triggers for recurring work
Agentens livssyklus
Hver agent i Symbi følger en konsistent livssyklus, fra oppdagelse til daglig drift.
1. Maler
En Agentmal er en blåkopi for en type agent. Den definerer:
- Hva agenten gjør (f.eks. "svarer på FreshDesk-supportsaker")
- Hvilke integrasjoner den krever (f.eks. FreshDesk + Slack)
- Standard oppførsel, tone og gjennomgangsinnstillinger
Maler kureres av Symbi-teamet og vises i Utstillingen.
2. Ansettelse
Du kan ansette en agent på to måter:
Via Utstillingen: Bla gjennom maler, klikk Ansett, og følg oppsettsveiviseren — den tar deg gjennom tilkobling av integrasjoner, konfigurering av agenten og aktivering. Du kan ta en pause og komme tilbake på hvilket som helst steg.
Via din Personlig Assistent: Beskriv hva du trenger i chatten. Assistenten finner en passende mal eller stiller noen spørsmål for å lage en, og viser deg en forhåndsvisning. Under oppsett tar byggeren deg gjennom å velge de spesifikke ressursene agenten skal bruke — for eksempel hvilken Zoho Desk-kø som skal overvåkes, hvilken Gmail-etikett det skal filtreres på, eller hvilken Slack-kanal det skal postes til. Hvis ingen eksisterende ressurs passer, kan du registrere en på stedet — lim inn en URL (SharePoint, Google Drive eller Zoho Desk), eller skriv inn et Gmail-etikettsnavn (f.eks. Support Tickets) direkte. Alle nødvendige ressursspor må fylles ut og integrasjonen være koblet til før Aktiver-knappen aktiveres.
3. Drift av agenter
Når den er aktiv, tilhører agenten bedriften din og har:
- En profil på Agenter-siden
- Tilkoblede integrasjoner (legitimasjon lagres kryptert)
- Konfigurasjon for oppførsel, tone, gjennomgangspreferanser og kunnskap
- Ytelsesmålinger sporet over tid i Dashbordet
Hvordan en oppgave behandles
Når noe utløser en agent — en ny sak, en planlagt kjøring, en innkommende e-post — følger Symbi denne flyten:
- Hendelse mottatt — Symbi plukker opp hendelsen fra den tilkoblede tjenesten (webhook, polling eller tidsplan)
- Utløserfilter — agenten sjekker om denne hendelsen samsvarer med det den skal håndtere. For eksempel kan en agent bare svare på saker med kategorien "Fakturering"
- Kontekstbygging — nyttelasten beriges med bedriftsprofilen din, agentens kunnskapsbase, integrasjonsdata (CRM-oppføringer, tidligere meldinger) og relevant historikk
- AI-behandling — agenten kjører oppgaven og velger hvilke verktøy som skal kalles og hvilke handlinger som skal tas
- Gjennomgangsport — avhengig av agentens gjennomgangsmodus blir handlinger enten automatisk godkjent eller sendt til Operation Center for menneskelig gjennomgang
- Levering — godkjente handlinger sendes tilbake til den opprinnelige tjenesten (svar postes, status oppdateres, notat legges til osv.)
Info
Alle handlinger en agent tar logges og kan inspiseres fra Aktivitet-fanen i Operation Center — du har alltid full sporing av hva AI-en gjorde og hvorfor.
Utløsere
En agent starter arbeidet når en utløser avfyres. Symbi støtter tre typer:
- Hendelsesutløser — et eksternt system sender en webhook (f.eks. ny FreshDesk-sak, ny e-post, Linear-sak opprettet)
- Planlagt utløser — agenten kjører på en tidsplan (f.eks. hver morgen kl. 08:00, hver 4. time)
- Manuell utløser — du klikker Kjør nå på agentens detaljside for å starte en oppgave på forespørsel
Planlagte og manuelle utløsere er ideelle for agenter som produserer rapporter, gjør regelmessig opprydding eller kjører tilbakevendende arbeidsflyter. Se Planlagte utløsere.
Human-in-the-Loop gjennomgang
Gjennomgangssystemet er sentralt i Symbi. Hver handling en agent foreslår kan:
- Godkjennes — leveres som den er
- Redigeres — justeres av et menneske før levering
- Avvises — avslås, ingen handling utføres
Gjennomganger skjer i Operation Center (i appen) eller direkte i Slack via interaktive meldinger. Begge holdes synkronisert — godkjenning i Slack oppdaterer appen, og omvendt. Se Operation Center.
Kunnskap
Hver agent kan utstyres med én eller flere Kunnskapsbaser — samlinger av dokumenter, URL-er, FAQ-er og lært innhold som gir agenten kontekst om virksomheten din.
Kunnskapen konsulteres i sanntid mens agenten behandler en oppgave. Du kan legge til, oppdatere eller fjerne kilder når du trenger. Se Administrasjon av kunnskapsbase.
Lær av gjennomganger
Når du redigerer en handling under gjennomgang, fanger Symbi både originalen og korreksjonen din. Med Lær av gjennomganger aktivert blir disse redigeringene en lært kunnskapskilde som agenten refererer til i fremtidige oppgaver.
Dette skaper en tilbakemeldingssløyfe: jo mer du gjennomgår og forbedrer, jo bedre blir agenten. Over tid ser de fleste team færre redigeringer og bedre standardvalg.
Ytelsesmåling
Symbi sporer nøkkeltall for hver agent:
- Interaksjoner — totalt antall oppgaver håndtert
- Suksessrate — prosentandel av handlinger godkjent uten redigering
- Tid spart — estimert tid spart sammenlignet med manuell håndtering
- Kostnad spart — økonomisk verdi av disse timene
Disse målingene vises på Dashbordet og på hver agents detaljside. Se Ytelse og analyse.
Hva er neste steg?
- Administrer agentene dine fra Dashbordet
- Lær hvordan gjennomganger fungerer i Operation Center
- Bygg en Kunnskapsbase for å forbedre agentsvar
- Utforsk Planlagte utløsere for tilbakevendende arbeid