Knowledge Base Management
Build and manage knowledge bases that give your agents the context they need to respond accurately.
What Is a Knowledge Base?
A Knowledge Base is a collection of documents and sources that give your agents context about your business, products, and processes. When an agent processes a task, it draws on its assigned knowledge bases to generate accurate, on-brand responses.
Symbi supports two types:
- Company — created and managed by your team, shared across one or more agents
- Learned — per-agent knowledge generated automatically via daily FAQ distillation from reviewed tickets (see the Operation Center docs for how learning works)
Source Types
You can add several source types:
- Document Upload — PDF, DOCX, or TXT files. Symbi processes and indexes the content so your agents can reference it
- URL Crawl — give Symbi a URL and it will fetch, crawl, and index the content. Useful for product pages, help centers, or public documentation
- FAQ Generated — automatically extended each day when Auto-extend FAQ from support tickets is enabled on an agent. A daily distillation run analyzes approved and edited ticket reviews, extracts FAQ patterns, and adds them to this source. Your manually uploaded FAQ content stays authoritative — auto-distillation supplements it
- Learned From Review — legacy. An earlier embedding pipeline created these sources in real time when you edited a review. That pipeline has been retired; no new sources of this type are created. Existing sources remain readable. The successor feature is Auto-extend FAQ from support tickets (FAQ Generated sources above)
Processing States
After adding a source, it goes through a processing pipeline:
- Uploading — file or URL is being received
- Processing — content is being extracted and indexed
- Ready — fully indexed and available to your agents
- Failed — something went wrong (retry or re-upload)
Info
URL sources can be re-crawled on demand so your agents always have the latest content from your web pages.
Assigning Knowledge Bases to Agents
From an agent's detail page, assign one or more knowledge bases with priority levels. Higher-priority bases are weighted more heavily when the agent generates responses.
This lets you build a shared company-wide base for general information and layer role-specific sources on top for individual agents.
Permissions
Only Owner or Admin users can create, edit, or delete knowledge bases and sources. Member users can view knowledge base assignments but cannot make changes.
Tip
Start with your most frequently referenced documents — product guides, FAQs, and company policies. Add more as you identify gaps from reviewing agent actions.
What's Next?
- Learn how agents work and how they use knowledge during task execution
- Fine-tune behavior with the tuning guide
- Track the impact of better knowledge in Performance and Analytics
Hva er en kunnskapsbase?
En Kunnskapsbase er en samling av dokumenter og kilder som gir agentene kontekst om bedriften din, produktene og prosessene dine. Når en agent behandler en oppgave, trekker den på de tildelte kunnskapsbasene for å generere nøyaktige, merkevaretilpassede svar.
Symbi støtter to typer:
- Bedrift — opprettet og administrert av teamet ditt, delt på tvers av én eller flere agenter
- Lært — per-agent kunnskap som genereres automatisk via daglig FAQ-destillasjon fra gjennomgåtte saker (se Operation Center-dokumentene for hvordan læring fungerer)
Kildetyper
Du kan legge til flere kildetyper:
- Dokumentopplasting — PDF-, DOCX- eller TXT-filer. Symbi behandler og indekserer innholdet slik at agentene kan referere til det
- URL-crawl — gi Symbi en URL, og den vil hente, crawle og indeksere innholdet. Nyttig for produktsider, hjelpesentre eller offentlig dokumentasjon
- FAQ generert — utvides automatisk daglig når Auto-utvid FAQ fra supportsaker er aktivert på en agent. En daglig destillasjonsrunde analyserer godkjente og redigerte saksgjennomganger, trekker ut FAQ-mønstre og legger dem til denne kilden. Manuelt opplastet FAQ-innhold forblir autoritativt — automatisk destillasjon supplerer det
- Lært fra gjennomgang — eldre. En tidligere innbyggingspipeline opprettet disse kildene i sanntid når du redigerte en gjennomgang. Den pipelinen er lagt ned; ingen nye kilder av denne typen opprettes. Eksisterende kilder er fortsatt lesbare. Etterfølgerfunksjonen er Auto-utvid FAQ fra supportsaker (FAQ generert-kildene ovenfor)
Behandlingsstatuser
Etter at en kilde er lagt til, går den gjennom en behandlingspipeline:
- Laster opp — filen eller URL-en mottas
- Behandler — innhold blir hentet ut og indeksert
- Klar — fullt indeksert og tilgjengelig for agentene
- Mislyktes — noe gikk galt (prøv igjen eller last opp på nytt)
Info
URL-kilder kan crawles på nytt ved behov, slik at agentene alltid har det nyeste innholdet fra nettsidene dine.
Tildele kunnskapsbaser til agenter
Fra en agents detaljside kan du tildele én eller flere kunnskapsbaser med prioritetsnivåer. Baser med høyere prioritet vektlegges tyngre når agenten genererer svar.
Dette lar deg bygge en felles bedriftsomspennende base for generell informasjon og legge rollespesifikke kilder over for individuelle agenter.
Tillatelser
Bare Eier- eller Administrator-brukere kan opprette, redigere eller slette kunnskapsbaser og kilder. Medlem-brukere kan se tildelinger av kunnskapsbaser, men kan ikke gjøre endringer.
Tip
Start med de dokumentene du refererer til oftest — produktveiledninger, FAQ-er og bedriftspolicyer. Legg til mer etter hvert som du identifiserer hull når du gjennomgår agenthandlinger.
Hva er neste?
- Lær hvordan agenter fungerer og hvordan de bruker kunnskap under oppgavekjøring
- Finjuster oppførsel med justeringsveiledningen
- Følg virkningen av bedre kunnskap i Ytelse og analyse